Datorită situațiilor recent apărute cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal în asociațiile de proprietari, ULAL Arad transmmite ca există articole în legislaţie care vizează în mod expres afișarea numelor proprietarilor din cadrul asociației pe lista de cheltuieli.
Lista de cheltuieli este un document oficial care se afișează pe spațiul privat al asociatiei, iar nu public.
Recomandarea ULAL în ceea ce privește numirea proprietarilor în lista de cheltuieli este utilizarea numelui și a inițialei prenumelui proprietarului.
Cu privire la alte documente se face următoarea precizare: toate contractele oficiale, precum și contractele de muncă ale salariațiilor sau membrilor asociației de proprietari trebuie ținute sub cheie, în arhiva asociatiei.
Acestea reprezintă documente, care conțin date cu caracter personal și care conțin mai multe elemente de identificare, documente la care trebuie, să aibă accces o singură persoană, desemnată.
Este interzis ca asociația de proprietari să solicite și să dețină copii ale documentelor personale ale proprietarilor și membrilor asociației cum ar fi:
Cartea de Identitate, Pașaport, Contractul de Proprietate sau alte documente privind identitatea.
ULAL menţionează faptul că notarea proprietarilor dintr-o asociație de proprietari, atât în lista de cheltuieli cât și în alte notificări este obligatorie. Legea nr. 196/2018 art. 78 la paragraful 1 si 2 spune că
(1) Administratorul este obligat să notifice, în scris, proprietarul care are plăți restante la cheltuielile comune, asupra datoriilor și să înștiințeze președintele și comitetul executiv al asociației de proprietari despre restanțe.
(2) Asociația de proprietari, prin președinte, are dreptul de a acționa în instanță proprietarul care se face vinovat de neplata cotelor de contribuție mai mult de 60 de zile de la termenul scadent, respectiv 90 zile de la afișarea listei
În orice asociație de proprietari există obligații atât din partea administratorului de condominii cât și din partea proprietarilor conform art. 30 paragraf 1 si 2.
Art. 30. -
(1) Proprietarii din condominii au obligația să notifice președintelui orice schimbare intervenită în structura și numărul membrilor familiei prin deces, căsătorii sau nașteri, persoanele luate în spațiu, precum și locatarii/comodatarii ca urmare a închirierii sau a împrumutării locuinței.
Un alt exemplu particular în care este necesară utilizarea datelor cu caracter personal ținând cont de legea nr. 196/2018 este redat în art. 33. Toate mențiunile scrise fac referire la proprietarul imobilului iar numele acestuia este utilizat în absolut toate tipurile de tranzacții sau hotărâri judecătorești/notariale în scopul efectuării actelor de înstrăinare a proprietății.
Potrivit art. 49 care face referire la absolut toate regulile de organizare și gestionare a adunărilor generale în cadrul asociațiilor de proprietari, hotărârile luate în urma acestor adunări se afișează la avizierul asociației fiind multiple cazurile în care se numesc în scris proprietarii imobilelor și membrii asociațiilor de proprietari.